Situación en la que autoridades distintas —o la misma autoridad en trámites separados— solicitan a un mismo sujeto obligado los mismos documentos o datos que ya obran en poder del Estado. Refleja falta de interoperabilidad y traslada al usuario un costo que debería resolverse internamente.
Por qué importa y cómo se aplica en México
La duplicidad documental es una manifestación concreta de sobrecarga regulatoria y una de las fallas más comunes en la relación gobierno–ciudadano. Su origen no suele ser normativo, sino operativo: cada dependencia opera con sus propios expedientes, no consulta los de otras y no reutiliza información previamente entregada, aunque técnica y jurídicamente pudiera hacerlo.
El principio Once-Only europeo, consagrado en el Reglamento de la Puerta Digital Única de 2018, es la respuesta canónica a este problema: exige que un dato o documento se entregue una sola vez y que las autoridades lo reutilicen mediante interoperabilidad. La OCDE ha adoptado un enfoque análogo en sus estándares de Digital Government y Data-Driven Public Sector.
En México, la Ley Nacional para Eliminar Trámites Burocráticos de 2025 incorpora expresamente el criterio de datos una sola vez y prohíbe requerir documentos que ya obren en poder de otras autoridades. Su cumplimiento requiere expediente único, interoperabilidad efectiva y catálogos comunes de trámites: sin esas piezas, la prohibición existe en papel pero la duplicidad persiste en la ventanilla.
Laboratorio de Buenas Prácticas Regulatorias, A.C. (2026). Duplicidad documental [entrada de glosario]. Glosario Regulatorio LBPR. https://lbpr.mx/glosario/duplicidad-documental